これからの働き方を考える

RED WING◆レースアップブーツ/28cm/BRW/レザー adil7ouwDEIQRVZ3-39705 28.0cm

新型コロナウイルス感染症拡大の影響を受け、多くの企業がテレワークを実施せざるをえない状況になったことは記憶に新しいはずです。

一方、コロナ禍で一時的にテレワークを実施したものの社内に定着せず、現在は出社しているという企業も多いのではないでしょうか。緊急事態宣言下においても、そもそもテレワークの実施が難しかったというケースもあると思われます。

この記事では、テレワークが定着しなかった、または実施できなかった企業向けに、テレワークができない理由と解決策をご紹介します。

【テレワークでお困りの方 必見!】
BRUNELLO CUCINELLI◆レースアップブーツ/42/BRW/スウェード/ afi7mrsOuIUYZ023-38768
すぐに解決に乗り出したい方はぜひご覧ください。

ファイル収納キャビネット大容量プッシュプル引き出しドキュメントキャビネットロック機能盗難防止ロック身の回り品鋼板-50x39x60cmファイルボックス(色:白、サイズ:50x39x60cm) B09D3S2VRJ-9409-6J3

OUTLINE読みたい項目からご覧いただけます。

そもそもテレワークとはどういう意味?

テレワークはtele(遠隔地)とwork(働く)を掛け合わせた造語で、「ICT(情報通信技術)を活用した場所や時間にとらわれない働き方」のことです。

一口にテレワークといっても、その形態によって大きく3種類に分けることができます。

  • 在宅勤務…従業員が自身の自宅で仕事を行う働き方
  • モバイルワーク…取引先のオフィスや出先などで仕事を行う働き方
  • サテライトオフィス勤務…自社で保有するサテライトオフィス、あるいはレンタルオフィスやシェアオフィスなどで仕事を行う働き方

テレワークと聞くと在宅勤務をイメージする方が多いかもしれませんが、サテライトオフィス勤務や移動中にPCやスマートフォンで仕事をするモバイルワークなども、テレワークに分類されます。

オフィスチェアコンピューターチェアゲームチェアエグゼクティブオフィスチェア、家庭用固定アームレスト牛革アルミニウム合金足ダークコーヒー、柔らかく快適 B0969M3GGL-39181-LMW
カシオ Gショック 海外モデル デジタルタイプ DW-5600HR-1 新品 adfij79tJKuvxEU2-31726
モバイルワークについて詳しく知る
■【ライオンハート LION HEART FOOTWEAR】 クロコ型押しレザー♪ ブーツ シューズ 紳士靴 (メンズ) size10 ブラック 黒 ◇8MZ3161◇ kl478JBCDEGIRV23-38850

また、以下の観点からも国はテレワークを推奨しています。

  • 労働生産性向上(業務効率化・コスト削減)
  • 新しい働き方の実現
  • 交通混雑緩和
  • プリンタスタンド プリンタレーザープリンタ複写機スキャナホーム/オフィス用ストレージ木製の机紙Organzier、プリンタライザー(オリジナルウッドカラー)とシェルフスタンドスタンド デスク棚 (Size : S) B09NBKPMVN-43763-9HY

さらに、近年ではテレワークと同じような意味合いでリモートワークという言葉が使われるケースもあります。

リモートワークはremote(遠隔の)とwork(働く)を組み合わせた言葉で、「オフィス以外の場所で働くこと」と捉えることができます。

テレワークの導入状況

次は、テレワークの導入状況について見ていきましょう。

↑出典:M~3L 通勤 パーティー 二次会 結婚式 レトロ感 ウエストリボン可愛い花柄プリントワンピース M ワンカラー f45689mJKMDHQST0-4774

総務省が令和元年に行った調査によると、テレワークを導入している、あるいは導入予定があると回答した企業は全体の約3割キースタンド 木製 卓上収納 鍵ホルダー 鍵入れ 鍵スタンド 腕時計収納 玄関 小物入れ 卓上 キーフック 収納ボックス キーフック 家庭 オフィス 事務所 インテリア用品 (くるみの木(四角形),M) B09M7219ZN-48343-hQZ

この調査は、新型コロナウイルスの感染拡大前の令和元年9月末時点のデータであることから、現在は導入企業や検討している企業がより増加していると推察されます。

頑丈なデスクトップの本棚 多目的デスクトップ本棚折りたたみ式プリンタースタンドデスクオーガナイザーウッドディスプレイシェルフオフィス収納ラックカウンタートップ本棚 収納ラック (Color : Natural, サイズ : B) B09H46D8JT-2932-ajs

あわせてお読みください

テレワーク実施企業のワークフロー導入率は73.2%、 一方テレワーク未実施企業の導入率は23.2%と50ポイントの差に

テレワーク実施中に「やむなく出社している」ケースも

2020年2月にアドビ株式会社が行ったインターネット調査によると、テレワーク中にやむを得ず出社するケースが多いことがわかっています。

紙書類へのサインや捺印オフィスに保管してある書類の確認といったタスクで出社した経験があるという回答は、「頻繁にある」が21.4%、「ときどきある」が42.8%で、デスク上置棚 本棚木製デスクトップ本棚を仕上げ、簡単な表ラックストレージ小さな本棚シンプルなデスクトップ ブックエンド・本立て (色 : C, Size : 57.5X15X36CM) B083XSGFMW-7494-i58

実際の現場においては、捺印や書類確認以外にも報告書作成や申請書提出のために出社する必要があり、テレワークにならないケースも散見されます。

↑出典:機械式キーボードチェリーカイールkailh Gateon Outemu Ice Greetech Boxのためのアクリルベースブランクのブランクキーキャップ81スイッチスイッチテスター (Color : 81 Switches Tester) B09F6DSJ66-29685-uC0

同調査の「テレワークを実際に実施して感じた業務上の課題」に関する質問でも、「会社にある紙の書類をすぐ確認できない」という回答が39.6%でトップです。

また、「プリンターやスキャナーが無い」といった設備環境の課題や、「自分以外の仕事の進捗が把握しづらい」というコミュニケーション上の課題も上位に挙がっています。

↑出典:[京の舞姿]男児お宮参り正絹フード7点セット(刺繍入り)hud09 dehjl46mpqrOABQR-4975

RED WING◆レースアップブーツ/28cm/BRW/レザー adil7ouwDEIQRVZ3-39705 28.0cm

テレワークの導入企業および検討している企業は年々増加しているものの、まだまだテレワークの導入に踏み切れていない企業が多いのも事実。

総務省が令和元年に行った調査によると、企業がテレワークを導入していない理由は「テレワークに適した仕事がないから」ロック付き整理棚。 ストレージボックスドロワーデスクトップファイルキャビネット多層透明ホームオフィスPPプラスチック文書仕上げストレージキャビネット 作業ファイルキャビネット (Design : 2 layers) B09HR1TRYF-12055-gyF

また、テレワークしたいけどできないという企業だけではなく、「導入するメリットがよくわからないから」や「労働組合や社員から要望がないから」といった理由からテレワークしない会社もあるようです。

YXFF 金庫、家庭用スモールパスワードプラスキーセーフボックス見えない壁に固定埋め込みミニチュアセーフファミリーミニ貯金箱30cmワードローブに小さなオフィス金庫キーボックス、壁金庫美しい家 B09Q5KVL8T-16617-4rSPUレザー メンズ シュートブーツ ブラック サイズ 28.0cm 革靴 靴 カジュアル 屈曲性 通勤 軽量 インポート品【n032】 cejmoptJuDEGWXY1-38874

一方で、テレワークは業界を問わず幅広い企業で実施されているうえ、実施企業の約9割が「テレワークに一定の効果があった」と回答した調査結果もあります。

この結果から、一切テレワークできない企業や、全く効果が見込めない企業は実際のところ少ないのではないかと予想できます。

テレワークに向く業務と向かない業務を1人の社員が兼任し、業務内容を整理できていないことなどが、テレワーク導入の障壁のひとつなのかもしれません。

テレワークに向いている業務の特徴

総務省の同調査を見ると、テレワークの導入が進んでいるのは、情報通信業や金融、保険業などに顕著です。運輸・郵便業や製造業などは一見するとテレワークとは無縁のようですが、製造業は2割ほど、運輸・郵便業でも1割ほどの企業で実施されています。

やはり、テレワークが行える業務はどのような業界にも存在すると考えられます。 一般的にテレワークに向いているとされる業務は次の通りです。

1人で作業が行える

人と対面する必要がなく、1人で作業を完結できる業務はテレワークに向いています。

数名で分担する場合も、実際に会ってコミュニケーションを取ることなく進められる内容であればテレワークが可能です。特にIT系のエンジニアやライター、デザイナーなどのクリエイティブ職は、このような業務が多い傾向にあります。

成果が目に見えて評価しやすい

在宅勤務は上司が社員の仕事の様子を確認できない環境なので、作業内容や成果を可視化できる業務であることが望ましいです。

データ入力や資料作成など、結果が明確に形として残り、第三者から見ても成果を判断しやすい業務はテレワークに向いています。

セキュリティ上のリスクが低い

テレワーク中は、社員同士のやり取りなどはインターネットを介して行うことになるため、情報漏洩のリスクが高まります。

会社の機密情報や顧客の個人情報を取り扱わない業務であれば、テレワークでも安心です。

テレワークに向いていない業務の特徴

一般的に接客販売や医療福祉関係など、対人対応が必須の業務はテレワークに向いていないとされます。また、大掛かりな機械を用いた作業が必要な現場もテレワークの導入は難しいでしょう。

このほかにもテレワークに向いていないとされる業務はいくつかあります。

対面での打ち合わせが多い

接客販売と同じく、対面での打ち合わせや会議、社内外でのコミュニケーションが多い業務も、やはりテレワークには向いていません。

カスタマーサポートや営業などが代表例です。ほかにも、ミーティングが多い管理職などもテレワークが難しい場合があります。

RED WING◆レースアップブーツ/28cm/BRW/レザー adil7ouwDEIQRVZ3-39705 28.0cm

稟議書や請求書を取り扱う業務は、印鑑の捺印や紙の書類管理が必要になるため、テレワークには不向きです。

人事や経理、総務などの業務は一人で完結することも多くテレワークに適していますが、紙の書類がネックとなりテレワークに踏み切りづらいのが実情です。

adidas◆ZX1K BOOST/スニーカー/27cm/ブラック/ZX1Kブースト/FX6515 abehJKABEFGHQT12-48829

テレワークできない理由と解決策

テレワークを導入できない、あるいは定着しない理由について深掘りし、解決策を考えていきます。

ゲームマザーボードASUSB85M-Gコンピューターマザーボードに適合LGA115 DDR3 32G Intel B85 USB3 SATA3 PCI-E3.0コアI3-4130T4160 CpusMicro-ATXマザーボードデスクトップマザーボードコンピュータ B09J8TCWGY-41011-lqP

コミュニケーションをとることが難しい

コクヨ(コクヨファニチャー) 棚 スライドセーバーA4固定単式1連4段 W980xD368xH1592 MMS-K241SAW B098RR8V23-21179-kER

ホーム用キーボックス、キーキャビネット32キー、アルミニウムキー管理ボックス、壁掛け式キーボックス B09B2G3Y3W-25799-KL3「社内のコミュニケーション」と回答した割合は55.5%に上ります。※1

コミュニケーションの不足によって、チーム内で上手く連携が取れない、不明点が出てきて業務が滞るといった生産性の低下が懸念されます。

そのような状況においてはチャットツールやWeb会議ツールを活用しましょう。メンバー同士が気軽にやり取りをできるような環境を用意して、コミュニケーションのハードルを下げることが大切です。

また、社外での打ち合わせや会議についても、Web会議ツールを活用することで相手の顔を見ながら密なコミュニケーションをとることが可能です。

Web会議ツールやチャットツールを上手に活用することが、テレワークでも社内外のコミュニケーションを円滑にする鍵となるでしょう。

※1参考:`Star Empty リビングルームソリッドカラーコーナーソファカバーストレッチスパンデックスソファカバーソファタオルLシェイプ、必要に購入2piece (Color : Color 23, Specification : 2seater and 4seater) B08R7KYV3J-17907-blG

プロポーションチェア ニーリングチェア キッズチェア 膝間付椅子アームレストとバックサポート人間工学スイベルチェア補正座り姿勢コンピュータチェア 学習 バックボーンチェア 子供~大人まで 姿勢 改善 YYDD (Color : B) B08LPBWPVD-30363-tDW

テレワークを導入すると、社外から社内サーバーにアクセスしデータを参照する必要がでてきます。

セキュリティ対策を万全にしないと、自宅や公共のネットワーク回線のセキュリティに不備がある場合、安全に社内ネットワークにアクセスできず、情報漏洩のリスクが高まります。

情報漏洩のリスクを回避し、会社の信用と安全性を担保するためには、VPN(仮想プライベート回線)を構築するなど、インターネット回線のセキュリティ確保が必要です。オフィスのPCを遠隔地から操作するリモートデスクトップや、サーバー上から提供される仮想デスクトップを利用する方法も対策として有効です。

また、ウイルス感染やハッキングだけでなく、データの紛失・盗難などのリスクも考えられます。セキュリティ対策についてはシステムを導入するだけではなく、社員一人ひとりのリテラシーを高める教育も検討しましょう

RED WING◆レースアップブーツ/28cm/BRW/レザー adil7ouwDEIQRVZ3-39705 28.0cm

働き方改革関連法によって「労働時間の客観的な把握」が義務化されましたが、テレワーク中は各社員の出退勤や休憩時間の把握が困難です。オフィスでは目視や内線で確認できていた離席状況も不透明で、業務がどうなっているのか分かりづらく、テレワークを阻害する原因になります。

こうした勤怠管理については、自宅のPCやスマホ、タブレットなどで打刻できるクラウド型の勤怠管理システムを活用しましょう。勤怠管理データも自動的に作成してくれるので、業務時間の削減にもつながります。

ファイルキャビネットマルチ引き出しファイルキャビネット缶ロックデータキャビネット五層デスクトップキャビネットとファイルオフィス用のストレージキャビネットストレージキャビネットオフィス用品用品(サイズ:B1) (Size : C1) B09GYNVDSG-34928-a7D

書類に判子を押すためだけに出社をしなければならない状況を鑑みて、「脱ハンコ問題」も話題になっています。

「書類を会社にしか保存していない」「稟議書に捺印が必要」といった紙の書類への対応は、テレワークの実施を妨げる大きな課題です。

ワークフロー総研のアンケート調査によれば、現在も会社の稟議の申請・決裁は31.2%が紙媒体によって行われています。

さらに同アンケートでは「稟議の申請・決裁が紙媒体で行われていることによってリモートワーク ・テレワークにどのような影響がありますか」という問いに、39.6%が「そもそも在宅では稟議の申請・決裁ができない」と回答しています。次点が「稟議の申請・決裁の際にわざわざ現場に行かなければならない」で20.8%です。

こうした状況を解決するには、ワークフローシステムや電子契約システムなどを導入し、紙を使った業務を電子化する必要があります。

ペーパーレス化の推進によって、自宅のPCからでも各種書類の確認が可能になり、出社する必要性がなくなるため、テレワーク中の業務の停滞を防げます。

ワークフローシステムやツールの活用が解決の鍵

テレワークを導入し定着させるには、社内外のコミュニケーションChenbz プラスチック化粧品引き出し、デスクストレージユニットオーガナイザーロック可能な引き出しソーターA4ボックスオフィス(4 - レイヤーサイズ:11.3in * 14.6in * 11.4in) B094G4XLT7-39494-l03稟議書などのペーパーワークTB-908U-5 DXマッサージベッド 有孔DXベッド-5 幅70×長さ180×高さ60cm ライトブルー B003Z77AY4-44069-kmq情報セキュリティといった「テレワークできない理由」をひとつずつ解消することが大切です。

その鍵となるのは、ワークフローシステムやコミュニケーションツールの活用だと言えるでしょう。

とはいえ、ただシステムを導入するだけではテレワークは実現しません。まずはどの業務にどんな原因があってテレワークができないのか因数分解し、解決策を見つける必要があります。

今回ご用意したホワイトペーパーでは、テレワークできない理由を3つの問題に分解して、「紙を使った業務」こそがテレワークを阻む原因であると解説しています。特に申請書を紙で運用している、ハンコを押すために出社している企業の方は、解決の糸口としてぜひご一読ください。

もっと知りたい!
<セミダブルマット付> Del Sol ブリジットベッド BSK-905SDS+MS-02SD ホワイト B08D72L7QJ-48639-xBX

KEEN◆HOWSER Ⅱ CHUKKA/チャッカブーツ/28cm/KHK/1023817 cdhl69motJNOxAWZ-38993

コーヒーテーブル コーヒーテーブルモダンな家のリビングルームの組み合わせ茶サイドテーブルサイドテーブルカクテルテーブルオフィス錬鉄工業茶テーブル サイドテーブル (Color : Black) B09D36DFVJ-11321-bmv
この記事を書いた人 ワークフロー総研 編集部

「ワークフロー総研」では、ワークフローをWork(仕事)+Flow(流れ)=「業務プロセス」と定義して、日常業務の課題や顧客の潜在ニーズの視点からワークフローの必要性、重要性を伝えていくために、取材やアンケート調査を元にオンライン上で情報を発信していきます。また、幅広い情報発信を目指すために、専門家や企業とのコラボレーションを進め、広く深くわかりやすい情報を提供してまいります。

関連リンク

紙のような感覚で、直感的に操作ができる
連結ベッド 国産 日本製 ポケットコイルマットレス付き セット 親子で寝られる棚·ライト 照明付き 連結ベッド(幅 :ワイドK260(SD+D))(奥行 :レギュラー)(色 : ブラック 黒) B071D5733D-3212-k5H

組織改編に柔軟に対応できる大企業向けワークフローシステム。他言語に対応。

SAINT LAURENT◆ハーネスリング/ブーツ/42/BEG/スウェード k569ntKLOwxyBDGI-39036

社内の業務・書類手続きを電子化するクラウドワークフロー。1ユーザー月額500円から手軽に導入できます。

WWW.TARIKJESENKOVIC.COM RSS